現代社會已經全面進入了信息化時代，受信息化技術沖擊，現代企業管理運營不得不做出適應時代的改變。其中，最顯著的一個變化現象為，電子文檔已替代紙質文檔成為公司最重要的信息載體之一。企業在日常業務運作與辦公過程中，每天都在產生大量的電子文檔，特別是集團化公司，由于業務豐富繁多，伴隨著業務開展無時無刻不在產生各種電子文檔。

企業電子文檔五花八門，包括不同格式與類型，內容涉及行政財務管理、產品和技術研發、市場推廣方案、銷售支持材料等各個職能與業務部門的不同文檔，如公司制度規章、會議記錄、員工手冊、財務報表、技術文檔、需求文檔、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣方案、培訓材料、項目文檔、項目合同等。為了解決海量的企業電子文檔的存儲與管理難題，充分發揮文檔價值，很多企業提出了建立統一高效的企業文庫管理平臺的需求。希望通過企業文庫管理平臺實現對企業電子文檔的集中式管理，有效地減少企業資源浪費，提高企業文檔管理水平和服務效率，幫助企業積累與傳承知識財富。

常見的企業電子文檔管理問題

缺乏系統有效的管理方式，這些電子文檔通常是粗放式管理或者處于無管理狀態，零散地存儲在不同設備或員工個人電腦中。很多有價值的電子文檔無法被及時查閱與有效利用，一方面埋沒了文檔價值，造成企業資源浪費，另一方面由于文檔信息溝通不暢，協同困難，在企業日常管理運營過程中容易引發各種問題。

1. 存儲與管理問題

海量文檔存儲管理困難：企業在源源不斷地產生文檔，而且經過日積月累，企業數據龐大，種類繁雜；大量文檔資料散落在員工個人電腦上，一旦電腦中毒、硬件損壞或者人為誤操作，容易導致文件丟失；缺乏統一的存儲管理平臺，無法進行集中備份和管理。

文檔版本管理混亂：尤其是與日常業務緊密相關的文檔，需要經常被調用，也會根據實際需求變化被不斷地修改修訂，往往造成文檔版本繁多。如果稍不注意就會發生用錯文檔版本的情況，最為嚴重的是新版本被老版本覆蓋掉，將錯就錯，釀成大錯。

文檔權限管理缺失：尤其是集團化公司，公司部門、人員機構復雜，缺乏規范、有效的權限管理制度，導致機密文檔泄露，給企業帶來巨大損失。

2. 查找和使用問題

查找緩慢效率低下：文檔如果沒有被統一收集存儲管理，搜索查找文檔如同大海撈針，耗時耗力，查找非常緩慢、效率低下，甚至根本無法找到。再者，企業文檔種類眾多，更新速度非常快，查找信息非常不方便，普通的搜索引擎功能難以滿足需求。

文檔使用繁瑣不便：緊張繁忙的工作中，存在各種迫切的文件使用需要，如在線預覽、快速打印、項目審批、獲取最新版本、查看文件歷史版本、外鏈分享等。如果無法第一時間滿足這些辦公文檔需求，容易導致工作開展不便甚至受阻，影響工作進程。

3. 文檔安全問題

重要文檔缺乏管控：文件歸檔移動、修改刪除、下載分享等操作缺乏有效的監察管理，一旦出現紕漏，導致文檔信息遺失或者外泄，都有可能造成重大損失。信息安全問題，不容輕視。

文檔容易損壞遺失：缺乏統一的文檔管理平臺，沒有建立相應的數據備份與容災機制，文檔容易在存儲和傳送過程中損壞甚至遺失。對一些核心企業數據，備份存儲、多副本容災、加密傳輸等顯得尤為重要。

企業知識傳承受阻：當有員工離職或者調崗時，如果相關的大量工作文檔被直接帶走，或者刪除，將導致知識無法有效傳承給工作繼任者，容易造成企業資產的流失。重要崗位工作銜接不暢，甚至影響公司正常運營。

4. 共享協作問題

文檔無法有效協作：日常工作中，多數員工仍然習慣通過郵件、即時通訊軟件共享文檔，但是這樣只能共享少量文檔，大多數電子文檔流轉困難，處于封閉狀態。導致企業員工無法基于文檔進行高效共享和協作，快速獲取他人手里的自己所需的文檔，充分釋放文檔價值。

移動辦公的需求：企業對于解決移動辦公的問題越來越重視。例如員工在出差的情況下，如果難以及時調用公司的文檔文件，獲得相應支持，將會對業務開展產生嚴重影響。

開始云企業文庫管理平臺建設解決方案

針對如何解決企業文檔管理問題，開始云結合自身十多年的技術實踐和豐富的成功案例經驗，為企業提供了完整成熟的解決方案。其中，通過分析常見的文檔管理需求和云計算技術特點，開始云提出了幫助企業建立統一高效的基于云服務的企業文庫管理平臺。利用云存儲和云服務實現對企業電子文檔的統一集中管理，基于KASS企業內容管理系統產品內核，一站式滿足文件的安全存儲、高效協同、移動辦公等各種不同的業務需求。

1. 企業文庫管理平臺的系統架構

根據企業數據安全存儲、文檔管理、文檔檢索、協同辦公等需求，企業文庫管理平臺按照三層系統結構進行設計，可分為底層架構層、基礎服務層、應用層三個部分。如圖所示：

1. 應用層

門戶終端：?PC桌面版、網頁版、移動端

操作管理：提供文檔的發布管理、文檔預覽管理、上傳下載、移動歸類、復制收藏等日常操作功能，用戶可以評注和查閱版本、發起流程、外鏈分享等。

目錄分類：提供文檔目錄分類、樹狀瀏覽方式、查看子文件夾結構、列視圖配置、回收站管理和歸檔等應用。

文檔檢索：提供給用戶全文檢索、按屬性檢索、標簽檢索、關聯檢索、在結果中檢索等。

文檔安全管理：對文檔目錄、文件夾、單個文檔，多種方式分級的權限控制和訪問授權，支持水印保護和電子簽章，并對外鏈分享文檔可預設訪問密碼、有效時間等，有效保障文檔的安全，對核心數據保密處理，防范外泄。

其他輔助功能：提供文檔使用與協作的相關輔助功能，如消息提醒、通知、訂閱、鎖定、鬧鐘、標記狀態、操作行為、統計分析報表等。

2. 基礎服務層

元數據：元數據管理平臺，可通過元數據服務功能，為應用功能提供元數據服務。

工作流：流程引擎提供了標準的流程設計模板，方便文檔管理員和系統管理員自定義配置和修改，以及為了快速跟蹤響應與調整適應變化的管理流程，提供了監控工具和擴展接口。

搜索引擎：企業級搜索引擎提供全文檢索和分類屬性檢索需要，支持二次搜索，并具備快速響應能力，提高檢索的準確性，高效完成搜索調度任務。

消息引擎：能夠將系統內的文檔操作提醒和流程發布等系統消息實時提醒。同時，支持集成短信提醒，企業專用短信渠道，發送短信到用戶手機，保障消息傳達的及時性。

權限管理：文檔管理員和系統管理員自定義設置角色和分配權限，支持多種類型分級授權（文件夾、單個文件、組、單個用戶、靈活設置），支持對授權行為進行監督，避免權限失控，滿足各種特殊需求。

文檔轉換：支持將各種文檔格式快速轉換為pdf格式，實現快速預覽與水印等需求。

數據分析：對文檔使用進行跟蹤、分析、提醒和審核，提供日志查看，統計分析報表，也提供備份和恢復的功能。

擴展服務：通過提供系統的對象模型、接口方法、開放API／SDK支持二次開發。

3. 底層架構層

采用解決海量非結構化數據的樹狀存儲及高IO吞吐的KFS企業級分布式文件系統。根據系統規模、數據量、并發訪問量、吞吐能力等要求，可靈活支持DAS、iSCSI、NAS、SAN、云存儲等各種類型存儲，由內容管理平臺進行存儲資源的統一配置管理。

系統部署模型：支持阿里云等主流云計算平臺，以及私有云環境。

2. 企業文庫管理平臺主要功能框架

建立一個統一高效的企業文庫管理平臺，有利于企業實現對電子文檔進行統一收集管理、安全存儲、有效控制等，也是企業員工基于文檔共享協作提高工作效率的有效手段。開始云作為國內首家專業的企業內容管理云端解決方案提供商，專注于企業內容管理10余年，依托成熟的產品技術經驗，以及對客戶業務的深刻了解，致力于通過信息化技術手段為企業解決文件管理難題。開始云企業文庫管理平臺建設解決方案，將有助于企業對電子文檔集中管理，減少文檔資源的流失，提升文檔利用價值，促進企業高效運營，提升企業核心競爭力。

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