阿里巴巴集團9月8日即將在黃龍體育中心召開2017集團年會。

根據杭州媒體報道：為了年會，阿里包了32班高鐵、1700車次大巴；100多家酒店、參與員工4萬人，現場演職人員2000多名，工作人員超2000人，阿里親屬和嘉賓超1000人……天上飄來四個字“爸爸任性”。

阿里總共有6萬多名員工，通過抽簽的方式，抽出近4萬人前往現場參加。他們來自全球各地近21個國家，現場更是動用了阿里最先進的技術團隊NASA打造了IOT手環！這場年會，可能成為史上規模最大、最黑科技的一次。

都說阿里的員工很幸福，誰知辦場會有多幸苦。所有人都在羨慕4萬員工，卻都忽視了這場盛世年會拋頭顱撒熱血的HR和行政。為了年會，阿里集團動用了人事、行政部100多人忙活了2個月。大概此時也只有HR和行政同行能理解這100人的辛酸。5萬來自各地的人，怎么去、怎么住、怎么同酒店結算、怎么入場驗證，如何年會互動這些都是大問題？www.31huiyi.com

首先怎么接送？馬爸爸包了32班高鐵，400輛大巴。針對北京和廣州的員工，阿里開通了廣州至杭州、北京至杭州兩個方向的專列，總共包了32班高鐵。而從機場到酒店、體育場，阿里動用了杭州市內400輛大巴，約1700車次。

怎么住宿？根據目前的統計，這次阿里年會給員工安排的酒店超過100家，平均每天超7000多間客房，范圍從余杭延伸到蕭山。

現場如何管理？每個人都會配發一只IOT（物聯網）手環。屆時，戴著手環的每個人，都會是場上的一個像素點，共同協作形成動態大圖。

年會如何互動？在內場，阿里的NASA研發團為來自全球的4萬名阿里員工將接入無線互動環境。到那個時候，偌大的黃龍體育中心，每臺手機可如絲般順滑地現場發送小視頻、彈幕等在大屏幕上進行互動。

即使動用了阿里最尖端的NASA研發團，馬云還是給行政、HR留下了大票難題！

• 32班高鐵，總運能3萬人；怎么在上高鐵前短時間內校驗嘉賓身份，告知其車廂號、座位號；而下了高鐵，該調撥多少輛、開往那些酒店的大巴？如何將他們準確分配到前往對應酒店的大巴上？這都是巨大的挑戰。

• 在酒店住宿時，行政們又要面臨大問題：怎么計算各酒店的人數？最后同100家酒店做結算？

• 到了現場，行政們又要苦思如何校驗近5萬，囊括員工家屬、演職人員、員工、工作人員等多類人群的身份，并分發其對應的手環，還能實時了解入場情況？

• 怎么讓全場員工通過手機參與更多的大屏互動，比如互動抽獎等？

實際上，只要馬云爸爸用上我們的數字會務系統，HR就不會有煩惱。只要一張電子票，就能輕松搞定接車、酒店分房、現場驗證簽到、大屏幕互動等所有環節！哪怕沒有NASA研發團的支持。

首先，HR通過數字會務系統將各自專屬電子票發送到所有的參會嘉賓、工作人員、演職人員手機上。

各地同事上包鐵（馬云包下的高鐵）前，工作人員只需掃描員工手機上的電子票，就能進行身份驗證，并分配給她座位號。（二維碼簽到）

此時，管理人員能通過后臺，知曉這列高鐵上的嘉賓，（電子簽到www.31huiyi.com）分別有多少是住A酒店、多少是住B酒店…..以此為依據精確調度接送巴士。

在嘉賓下高鐵后，工作人員在巴士停車場用掃描槍掃描電子票，掃描槍上會反饋該嘉賓的大巴車號和下榻酒店信息，引導嘉賓去往正確的大巴。

到達下榻酒店，嘉賓驗證電子票領房卡，系統會依據其注冊時填寫的需求和性別自動分配其房間號。管理者可以實時看到100多個酒店，每個酒店的入住情況，最后籍此同酒店進行結算。（微信簽到）

而在年會現場，嘉賓個把電子票放在微光盒掃描后，工作人員就能驗證并看到其身份信息、嘉賓類別（嘉賓、員工、工作人員）等，根據提示發放手環；如果需要，還可同步打印帶個人信息的專屬胸卡。管理人員可以看到總到場人數、以及各類嘉賓到場情況，輕松做出調度。www.31huiyi.com

入場后，打開電子票的界面，嘉賓們可以進入“個人中心”選擇互動，用手機絲般順滑地現場發送圖片、文字、彈幕等在現場大屏幕上進行互動，還能參與瘋狂數錢、超級賽跑等互動大屏抽獎玩法！（并不需要NASA開發哦~）

圖片、文字上大屏▼

數錢抽獎▼

瘋狂賽跑▼

有了數字化系統，即使把會辦的特炫酷，也能超輕松。馬云爸爸，記得下次用上，給行政美眉減減壓咯~

如果您對以上內容感興趣，或想讓數字會務來幫您的會議活動增添色彩或提升效率，您可以關注我們公眾號：Bayantu也可以添加官方客服微信：loveu3188，我們會安排資深顧問與您聯系洽談合作！

您也可以關注我們的官方微信公眾號（ID：ctoutiao），給您更多好看的內容。