IT工作者的工作任務在于高效地進行軟件開發或系統實施過程。然而，不論是自研還是外包，不論是在單一空間開發還是異地合作，都會衍生許多復雜的IT項目管理難題。因此，如何利用信息化系統更好地進行IT項目管理，成為IT人員在提高程序開發能力之外重要的環節。

內容管理是IT項目管理的基石

企業IT項目執行都要經歷分析、設計、建置、測試、導入五大階段。每個階段在不同項目成員的通力合作與層層把關下，都會產生相應成果，并用文檔的形式記錄下來。如：

軟件項目文檔

軟件項目文檔是IT軟件項目開發中的重要組成部分，也是開發人員之間相互溝通的橋梁。相應的文檔數量多少、規模大小、結構復雜度與軟件項目的大小和復雜度成正比。通常，這些文檔對于項目開發的成功和正常維護起著重要的保證和支持作用。它們能為項目維護工程師提供“項目”相關的資料和知識庫，為項目管理者提供項目計劃、預算、開發進度等各方信息。同時，可作為最終用戶或管理員的用戶手冊，使用戶知道如何使用、維護及管理系統。

軟件開發文檔

開發文檔主要用于描述軟件開發過程，包括軟件需求、設計、測試以及質量的一系列文檔。同時，也包括軟件的詳細技術描述、程序間邏輯關系、數據格式和存儲等。這類文檔起到的作用包括：

• 是軟件開發過程所有階段與階段之間的通信工具，記錄生成需求設計、編碼和測試的詳細規定和說明。

• 可描述開發小組的職責，定義開發過程中人員的角色及做什么，以及事項如何做、何時做。

• 用作檢驗點，允許管理者評定開發進度。如果開發文檔丟失、不完整或過時，管理者將失去跟蹤和控制軟件項目的一個重要工具。

• 形成了維護人員所要求的基本軟件支持文檔，可作為產品文檔的一部分。

• 記錄軟件開發的歷史。

軟件產品文檔

產品文檔主要規定關于軟件產品的使用、維護、增強轉換和傳輸信息，是管理者的指南，可幫助管理者監督軟件的使用。此外，宣傳資料用于通告軟件產品的可用性、詳細說明及功能運行環境等。主要有以下三種作用：

• 為使用和運行軟件產品的任何人規定培訓和參考信息。

• 便于未參與該開發項目的程序員進行維護，使軟件增強或變更軟件。

• 促進軟件產品的市場流通或提高可接受性，讓用戶利用軟件輸入數據檢索信息，解決問題。

軟件項目管理文檔

這種文檔建立在項目管理信息的基礎上，是從管理的角度規定涉及軟件生存的信息。如：

• 開發過程每個階段的進度文件管理。

• 軟件變更情況的記錄。

• 相對于開發的判定記錄。

• 職責定義。

可見，IT項目管理過程中文檔眾多，需要更有邏輯性的管理體系。此外，在軟件項目過程中，程序設計人員完成某程序后，必須經過其他項目人員或主管的確認與許可后，才能上線讓使用者測試，測試無誤方可發布到網站上提供給使用對象。由于人工操作會造成延誤、遺漏、反復、責任不清等情況，從而導致效率低下，特別是在需要修改的時侯，更可能因猶豫版本錯誤而導致資源浪費。那么，企業需要建立一套文檔標準化的流程，使得工作更加效率化，以避免以上問題發生。同時，各項目負責人也能夠確切掌握文件或程序的審核狀態，群策群力地促進項目發展。

開始云—內容密集型IT項目的強力后盾

對于會產生大量內容的企業內部軟件開發或系統實施項目，絕大部分企業還未采用相應的文件管理工具。很多企業內部的IT項目仍基于以往的信息系統與知識基礎，但這種傳統的工作及管理方式，必然會造成經驗無法分享、資源不能重復使用、項目成員溝通不善等情況，最終造成項目進展緩慢。開始云內容管理平臺能合理的管理從文檔的形成、文檔歸檔存儲、文檔查詢、文檔分發、文檔安全和文檔審查6大環節，可幫助開發人員梳理以下流程：

• 確定文檔管理角色：可自定義參與文檔管理過程的成員，即對單個用戶進行授權。同時支持對單個文件進行上傳、下載、在線預覽、編輯等授權。

• 分析文檔用途：確定使用文檔的人員后，確定他們使用的文檔類型以及使用方式。

• 規劃文檔組織結構：規劃文檔庫，規劃如何在各位置之間存放、移動內容，如可根據IT軟件項目組、項目名等進行組織結構規劃。

• 規劃內容控制：為每種內容類型和存儲位置規劃適當的控制級別。

• 規劃工作流：為組織規劃工作流，當每個參與者在文檔的生命周期中進行協作時，可以跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式，如開發者到項目組長，再到項目負責人進行文件的審批。

• 規劃策略：對于每種內容類型，應規劃信息管理策略，以確保文檔獲得適當的審計、保留，便于后期文檔的查詢和借鑒，以及大數據分析。

開始云企業內容管理系統可以幫助IT開發人員獲得所有文件管理的核心功能，除開發、檢閱、傳送、保存外，還能夠提供版本控制、檢索、狀態變更與消息通告等重要功能。

利用開始云建立協同式文件管理，可以對內容密集型IT項目提供有力保障。首先，可以建立企業協同作業和文件管理的機制，為項目相關人員建立了一個虛擬的工作空間，能夠集中地存放所有項目文件、模板、郵件、參考文件等。其次，所有項目完整歷程中的內容都能夠被系統地有效分類與儲存，查找便利，也使得之后的項目文件產生變得更加簡單而快速，大大減少協調溝通的時間，縮短項目開發周期，從而提升企業生產力。

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