據IDC報告《中國醫療IT解決方案市場2013-2017年預測與分析》數據顯示，預計到2017年，僅醫療行業IT花費市場的規模將達到336.5億元，2012至2017年復合增長率為14.5%。政府會繼續推動醫療改革的深入發展，中央和地方政府對醫療信息化的投入會不斷增加。?

在醫療產業信息化建設持續升級的過程中，文檔管理屬重要的一環，相關應用正逐步被醫療行業解決方案提供商、制藥行業、醫院設備檔案管理等行業所重視。那么，在這幾大醫療行業，它們面臨著怎樣的文件管理難題，開始云又有怎樣的解決方案呢？

醫療行業解決方案提供商文檔管理應用

醫療行業解決方案提供商為了高額利潤，需要面臨高壓。因此，它們需要充分利用技術優化資源利用，提高應變能力。建立以文檔管理為中心的企業管理新機制，加強各部門、企業內外部之間的信息化交流，促進管理創新，提高新產品開發的速度，可提高競爭力。但是，目前醫療信息化建設過程中，文檔管理還存在著一些問題：

缺乏統一的文檔過程管理

日常管理過程中積累了大量的文件（非結構化文檔），如日常公告、技術研發資料、測試文件等，這些文件是企業重要的資產，有些甚至是核心機密。目前這些文件還無法形成規范的知識庫沉淀下來被合理利用。

內部知識與業務斷鏈

一些文件分布在OA、CRM、郵箱、財務等業務系統中，分散作業和管理阻礙了業務的發展，用戶的身份、資源、以及管理在多個平臺中很難完成高效的信息對接和上傳下達的管理模式。這樣會帶來效率以及決策上的問題，如：

1. 合同評審、報價和報期應答緩慢且易出差錯。

2. 文檔管理薄弱，決策缺乏必要的業務數據支持，不能及時獲取所需信息，無法實現決策科學化。

3. 生產制造業務未能與財務成本管理業務集成，對物料、工時費用等綜合控制管理能力較弱。

4. QA、QC無法深入到生產經營的各環節體現生產出質量的管理理念，避免意外損失。

信息溝通的協作不夠便利

不同數據由不同部門管理，信息無法共享，不能保證數據完全正確、及時。做為一個研發生產單位，跨部門交流對信息的溝通提出了更高的要求，信息傳遞的及時性以及便利性成了提升工作效率的瓶頸。

核心數據安全無法保障

傳統互聯網環境，通常用QQ、MAIL等方式進行數據交互，這種共享機制會對速度造成影響。此外，設計、研發和生產對數據安全要求非常高，當人員外出，出現跨地域的情況，信息溝通和分享無法有效的管理和控制，數據安全存在諸多隱患。

根據醫療行業文檔管理現狀，開始云可為其實現如下功能：

• 個人網盤：可對多個用戶、多個部門進行個人網盤容量大小的統一設置；

• 消息通知：可使用郵件進行流程的審批消息通知；

• 自定義界面風格：根據公司系統風格進行調整；

• 批量下載：可展示批量下載的詳細信息，進行預警，提示管理員/部門管理員；

• 文件日志報表：部門管理員的權限分明，文件夾范圍分明，只能查看所管轄文件夾或文件的日志（全局管理員可查看所有）；

• 數據分析：實時展示系統的內存/硬件等使用狀況、文件的歷史訪問記錄、歸類熱門文件和冷門文件等，此外，更新日志需要審計（每人每天下載了多少文件），所有行為都被跟蹤；

• 系統集成：與現有信息系統進行集成。

制藥行業文件管理應用

制藥屬醫療產業鏈里面倍受重視的行業，其高投入主要花在新藥研究與開發上。然而，國內外各類質量法規對藥品質量相關的數據、記錄和文件的完整性、真實性、可追溯性都提出了非常嚴格的要求。

新藥從研制到用于臨床試驗，生產期間會產生大量的文檔資料、生物數據、分析報告等。因此，幫助對所有的文檔資料進行統一高效的管理，保障醫藥文件的安全，降低泄密損壞等風險，通過信息化管理提高企業的生產力與管理水平，幫助把關藥品質量。

目前制藥行業存在的文件問題：

1. 銷售與倉庫、財務部門間信息溝通不暢，獲得市場信息無法及時傳送到企業知識體系中；

2. 合同評審、報價和報期應答緩慢易出差錯；

3. 缺乏科學的供應商管理機制，物料采購信息缺乏嚴格監督和審核；

4. 車間生產作業計劃下達渠道存在“短路”情況，生產作業計劃完成情況不能迅速掌握，對供應商催貨應答速度不夠及時；

5. 缺乏有效手段管理質量，易出問題且追溯困難，造成成本增加；

6. 庫存數據不準，產品結構資料不全，物料的配套性差。

開始云可幫助制藥企業管理從供應商至客戶所有環節（采購、倉儲、生產、質檢、運輸、銷售等）所產生的文檔，提供如下解決方案：

• 嚴格按照GMP規范，強化藥品生產車間流程化的管理，加強對藥品的質量監控，規范車間生產過程中的配方正確；

• 對銷售報價、合同、倉庫發貨、退貨等資料進行管理，可為計劃、采購、倉儲系統提供完整全面的數據源信息；

• 在供應商較多的情況下，對物料品種規格進行管理，為采購作業控制提供依據；

• 市場部門藥品包裝、說明書等宣傳資料管理；

• 對每種藥品建立完善的藥品質量檔案，提供產品簡況、質量標準、產品穩定性考察、歷年生產及質量情況、質量事故等質量檔案，便于查詢、參考和考察藥品質量；

• 對所有文件進行權限分配和管理，確保所有核心重要資料的安全；

• 自定義劃分目錄結構，如根據部門、標準化資料進行內部業務授權，普通員工可自建目錄為自己的文檔備份；

• 文檔的審核和協同，可啟動工作流程申請發布，指定審批人（可對文件進行查閱或修改）。

醫療設備檔案管理應用

醫療設備檔案是指在從申請、論證、購買到報廢整個過程所產生的各種載體資料，包括文字、圖紙、照片、光碟、軟件包等。為了確保這些資料的真實完整，為領導和專家論證提供設備引進或更新的論證材料，同時為設備的使用和維修、保養提供依據，避免不必要的支出，建立醫療設備檔案管理規范具有非常重要的意義。

醫療設備檔案的歸檔內容主要為設備申購過程形成的管理性文件和設備運行過程積累的文件。這些資料一般按年度歸入設備檔案。

隨著設備從申購到安裝使用，相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫院檔案室。同時將有關材料復印下發有關使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

目前面臨的文件管理問題：

1. 醫療設備眾多，從申請采購到報廢過程復雜，文件資料類型眾多，難管理；

2. 紙質操作文件在各科之間流轉速度慢，培訓效率低下，易丟失；

3. 設備資料文件，出現故障時，因資料不完整導致維修困難；

4. 設備資料文件管理的任意管理，會導至查找不方便、盲目性等缺點；

5. 各項操作記錄、維修記錄保存分散，不方便查閱。

為了建檔的完整性,在設備購置前必須獲取全面的資料。從設備論證到開箱驗收的整個過程中,要注意技術資料收集齊全。

開始云提供如下解決方案：

• 設備檔案全面智能地管理,從手工記帳靜態管理向計算機智能化動態管理模式轉變；

• 可根據時間、金額、類別等信息檢索；

• 當醫療設備到院后,檔案管理人員和設備維修人員共同開箱驗收并快速填寫驗收報告,登記建檔；

• 將檔案定時分類上傳網絡，使不同部門能夠及時、方便地查詢醫療設備的原始檔案和相關資料,隨時掌握全院醫療設備的運行動態；

• 提供文件統計報表,及時向醫院管理層提供科學的分析報告,為醫療設備合理、高效使用、維修、保養、科學管理及計劃引進、合理選型提供依據。

以上為開始云在醫療行業服務過程中對于文件管理應用場景的總結。開始云可為醫療行業提供文件管理能力，幫助其豐富業務系統，通過信息化技術手段，建立安全的文檔集中存儲和信息交互平臺，保障內部知識的安全性。相信合理的文檔管理水平，能優化其內部管理，從而助力于現代醫療行業的發展。

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