技術圖紙資料是企業核心的智力資產。公司加強對技術圖紙的管理，對文件進行統一安全存儲，規范圖紙使用、分發、傳遞、分類、歸檔等工作流程，可以最大限度地發揮圖紙在生產經營工作中的作用，提高圖紙利用率，方便相關人員的使用。

標準圖紙管理流程

圖紙分類

• 客戶圖紙。包含通過傳真、快遞、郵件、及時通訊工具分享、業務員攜帶等方式傳送過來的圖紙資料。

• 公司圖紙。包括生產的圖紙（由公司技術部轉化）、圖紙設計稿件、項目圖紙、設計說明、成品圖、效果圖等，用于生產制作、安裝施工的圖紙。

管理流程

1.?圖紙的設計、審核

根據業務需求，新圖紙由設計人員設計完成后，由相關部門領導審核或經授權的審核人員進行審核。

2.?圖紙的發放領用

設置圖紙版本管理。對圖紙的原稿版本鎖定，避免因惡意或者誤操作對圖紙原稿進行修改和破壞；并確認最終發放版本，防止領用人用錯版本。

設置圖紙的發放范圍與設定權限。根據圖紙不同屬性和應用，分門別類，進行編號。設定圖紙的發放范圍和使用人，不同部門和具體使用人，并分級設定不同的操作權限。（預覽、下載、分享、修改、打印等操作）

3.?圖紙的修改更新

根據業務需求變化和經相關領導審批許可，對圖紙進行修訂更改。當圖紙變化不大，如：僅修改某一處或幾處時，可直接在原來的圖紙原稿上進行修改。當圖紙需要進行版本迭代，或者修改變化較大時，需要重新設計并通過審核，才可以發放使用。

4.?圖紙的存儲與保管

文件的統一存儲管理，安全備份，是企業順利使用圖紙資料的前提保障。所以企業要制定相應的管理辦法，利用高效的管理工具，對圖紙資料進行歸檔管理，按照一定的順序編號，并建立目錄以便查找。?

5.?圖紙的核查與維護

周期性對圖紙進行核查，目的是核查各部門使用的圖紙是不是最新有效版本，是不是有遺失、涂改、破損現象。以及核查權限變更情況、相關使用數據分析等。

核查范圍包括所有受控的圖紙：核查前，由圖紙管理員制定核查辦法，采取普查或者抽查的方式，在授權許可下開展核查工作，并做好登記報告。核查時，以圖紙原稿為參照，其他各部門使用的圖紙與原稿作對照，檢查圖紙版本是否一致，是否有涂改現象，是否有遺失等。

圖紙的補發/換發 ：當使用部門圖紙版本滯后，或者文件缺失，影響使用時，需要立即啟動補發/換發程序。調查核實審批后，按照圖紙發放流程對舊圖紙、丟失圖紙進行換發／補發。

?開始云技術圖紙管理解決方案

為了進一步使技術圖紙管理規范化、程序化，并確保公司對技術圖紙的所有權。采用專業科學的企業管理辦法，適時引進統一高效的圖紙管理系統，顯得至關重要。

?開始云KASS企業內容管理系統，依托成熟穩定的產品與服務，對客戶使用場景的深刻理解，以及多年的技術積累和運營實踐，為企業提供了最專業的技術圖紙管理解決方案。

集中存儲：打造統一的圖紙文檔管理平臺，把分散的圖紙資料集中存儲，實現圖紙文檔的統一管理與共享；

存儲加密：采用加密存儲，防止圖紙文件外泄與非法擴散，保障企業核心數據安全；

安全備份：支持文件自動備份、廣域網異地備份、備份日志報表和一鍵快速恢復等，有效減少因為服務器意外損壞時數據與文件的破壞導致企業的損失。所有刪除的文件和版本都可以在回收站內找回，有效防止誤刪除和惡意刪除等風險；

目錄分類：統一的圖紙管理門戶，根據文件類型類型、屬性等類型進行分類管理。排列規范有序，幫助快速定位與查找文件；

快速搜索：可根據文件名稱、類型、內容、格式、修改時間、作者、分類屬性等進行搜索，支持全文搜索，加快文件檢索速度；

權限管理：多維度多層級的權限設置，根據所配置權限，指導相關人員在職責明確的情況下，管理與使用圖紙文檔。確保圖紙的安全性，避免丟失、泄露等；

在線編輯：支持文本類/OFFICE類文件在線編輯；

在線預覽：支持AutoCAD，pro/e, SolidWorks，3Dmax等200多種工程圖紙格式在線預覽，解決格式復雜需要下載大量軟件的困擾；

版本管理：最新版本提醒，防止用錯，保證知識信息及時準確。同時，所有歷史文件版本都會被永久保存，記錄每個文件的修改與更新，版本信息一目了然，可隨時查看、還原、下載和回滾；

流程審批：支持自主選擇流程模板和自定義搭建流程模板，根據人員、部門、崗位三種方式審核，不限制縱向和橫向節點；支持流程多人同時審批；支持對文件上傳路徑審核；支持對文件權限申請審核，權限天數，權限類型等；支持流程歸檔，文件審核后自動歸檔到指定位置；支持流程撤銷，流程終止；

水印管理：支持對office類，文本類，圖片類，PDF日常辦公文件，進行預覽/打印時添加水印；轉換PDF預覽/導出PDF時附加水印；

消息管理：支持對文件或文件夾進行消息訂閱，設置條件，事件觸發后自動提醒相應用戶或者部門，崗位；支持對文件進行鬧鐘備忘提醒，循環提醒；支持歷史消息查詢管理；支持點對點消息發送；支持郵件提醒；

外鏈管理：支持對文件及文件夾，生成URL鏈接，并支持設置密碼，訪問次數，鏈接過期時間，權限，描述等操作；

文件關聯：支持文件之間關聯，主關聯文件和被關聯文件無限關聯；

文件評論：支持對文件進行自定義評論，點贊；

文件歷史：查看文件變動歷史痕跡；

文件附件：為文件添加附件；

紙質文檔電子化管理：無縫集成各種掃描儀與企業已有IT系統，提供OCR識別系統，通過掃描、識別、歸檔等，幫助用戶將紙質文件快速轉換為電子文檔，實現電子信息管理，提高管理效率；

電子郵件集成：支持與電子郵件系統集成，可在系統內直接收發郵件，圖紙文件不用再以添加附件的方式，就可以直接發送郵件至指定郵箱；

其他系統集成：與OA/ERP等系統進行文件無縫集成

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